Деловые документы: понятие, виды, оформление. Бланки деловых документов

Содержание

Тезисы
Оформление деловых документов
Бланки деловых документов
Бланки документов. Виды, оформление, требования
Какие бывает бланки?
Какие основные правила использования бланков?
Деловой документ приказ
Определение документа, его функции и классификация
Оформление деловых документов
Бланки деловых документов
Другие статьи по данной теме:
Распорядительные документы
Видео

Тезисы

Определение документа можно найти в государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.

К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные функции: управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:

Подлинник (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.

Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.

Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.

Дубликат документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).

Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:

Видео:Виды бланков документов - Елена А. Пономарева Скачать

организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

Оформление деловых документов

Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую силу. Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 — 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее — через один межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman 14.

Расстояние между отдельными реквизитами — от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы).

Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной сторонах.

https://www.youtube.com/watch?v=FbNRo9oEwfc

Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки деловых документов

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации».

Другое определение: «Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа».

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — левое;
20 мм — нижнее.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.

Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.

Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.

Бланки документов. Виды, оформление, требования

Видео:Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30–3003 бланк документа — это лист бумаги стандартного формата, на котором нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Информацией могут быть: название вида документа, справочные данные об организации.

В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа («Фрегат»), ее ведомственная принадлежность (Министерство культуры) и организационно-правовая форма (ООО), юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

Для оформления документов в электронном виде используют электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде, что и бумажные бланки. Используются многократно.

Образец бланка документа

Какие бывает бланки?

Общий бланк. Продольное расположение реквизитов

Общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма).

Бланк письма.

Бланк приказа, распоряжения (конкретного вида документа).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

https://www.youtube.com/watch?v=hfUvB1FTujo

На продольном бланке указывают название организации, вид документа и другие необходимые реквизиты, которые размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов (приказ, распоряжение).

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций.

Образец углового бланка

Угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

Какие основные правила использования бланков?

Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно ГОСТ 9327–60: A4 и A5, с размерами полей не менее:
левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
Видео:Лекция. Тема 3. Реквизиты и бланки документовСкачать
нижнее — 20 мм.
Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.
Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.
Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланки не допускается.
Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.
Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.
Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства.

Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка.

В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Скопируйте или скачайте:

Образец бланка делового письма

Образец бланка документа «Для служебного пользования»

Образец приказа

Образец распоряжения

«,»author»:»ÐÐ²ÑÐ¾Ñ: ÐÐ½Ð½Ð°»,»date_published»:»2014-01-08T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»http://4.bp.blogspot.com/-QlOvFAgSLJk/VDV4FCTYLVI/AAAAAAAAAT4/mdX7uXQpO58/w1200-h630-p-k-no-nu/%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BA.png»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2014/10/blanki-documentov.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐÐ°ÐºÐ¸Ðµ Ð±ÑÐ²Ð°ÑÑ Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ¸ lÐ´Ð¾ÐºÑÐ¼ÐµÐ½ÑÐ¾Ð²? Ð¢ÑÐµÐ±Ð¾Ð²Ð°Ð½Ð¸Ñ Ðº Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ°Ð¼ Ð´Ð¾ÐºÑÐ¼ÐµÐ½ÑÐ¾Ð², Ð¾Ð±ÑÐ°Ð·ÐµÑ Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ° Ð´ÐµÐ»Ð¾Ð²Ð¾Ð³Ð¾ Ð¿Ð¸ÑÑÐ¼Ð°, Ð¾Ð±ÑÐ°Ð·ÐµÑ Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ° Ð¿ÑÐ¸ÐºÐ°Ð·Ð° Ð¸ Ð¿Ð¾Ð»Ð½Ð¾Ðµ Ð¾ÑÐ¾ÑÐ¼Ð»ÐµÐ½Ð¸Ðµ Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ¾Ð² Ð½Ð° docdelo.ru»,»word_count»:482,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Деловой документ приказ

Как известно, в практической деятельности людей, предприятий, организаций широко используются деловые документы. Сам процесс создания делового документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам представляет собой документирование.

Совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, отражающую деятельность любого предприятия образует систему документации (систему документационного обеспечения деятельности предприятия).

Определение документа, его функции и классификация

Определение документа можно найти в стандартах ISO, государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ;
документ (document, records) – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности .

Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

https://www.youtube.com/watch?v=iRvLN4yAWs4

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом и функций и т.д. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общую и специальную.

Видео:Урок 12. Шаблоны и бланки документов. Практическое использование при создании документов.Скачать

По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:

Подлинник (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.
Дубликат документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:

организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

Существуют и другие классификации деловых документов.

Оформление деловых документов

Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

https://www.youtube.com/watch?v=FbNRo9oEwfc

Бланки деловых документов

Видео:Реквизиты документов Бланки документовСкачать

10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — левое;
20 мм — нижнее.

Другие статьи по данной теме:

назад:Нормативно-методическая база делопроизводства
далее:Реквизиты: понятие, классификация, виды. Юридическая сила документа

Список использованных источников

www.ekonomika-st.ru

Распорядительные документы

Заголовок и текст

https://www.youtube.com/watch?v=D8pNt-b5CZY

Текст приказа предваряет реквизит 18 (заголовок к тексту). Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста документа, отвечая на вопросы о чем? , например: О назначении. ; Об утверждении. ; Об итогах. ; О мерах. и т. п.

Объем заголовка должен укладываться в 2-3, максимум в 5 строк каждая длиной в 28 знаков при угловом расположении реквизита и в 2-3 строки, каждая длиной до 40-50 знаков, расположенных симметрично относительно границ текста ниже реквизита 14 (место составления или издания документа) — при продольном расположении реквизита. Точка в конце заголовка не ставится.

Примеры оформления :
1. (при угловом расположении реквизита)

Об использовании в 2003 г.
целевого фонда амортизационных отчислений

2. (при продольном расположении реквизита)

О совершенствовании бухгалтерского учета
в ОАО «Невсельмаш»

Видео:Урок 6. Требования к оформлению документов – примеры, судебная практика.Скачать

Текст приказа , как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Она может начинаться словами » в целях «, » в соответствии «, » во исполнение » и т. д. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Наиболее распространенные варианты констатирующей части приказа по организации:

а) если основанием для издания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер:

В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2000г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных и черных металлов»
ПРИКАЗЫВАЮ: .

б) если приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа , то в этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа: